Ośrodek Zimowit działa w grupie Hotele Polskie należącej do Mazowieckiej Instytucji Gospodarki Budżetowej MAZOVIA.
Jakie jest nasze podstawowe podejście do przetwarzania danych?
Ochrona osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych jest jednym
z praw podstawowych każdej osoby. Mazowiecka Instytucja Gospodarki Budżetowej MAZOVIA (dalej: MIGB) przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności osób, których dane osobowe przetwarza, bez względu na to, czy zostały one pozyskane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, czy z innych źródeł. Niniejszy dokument dostarcza osobom, których dane osobowe przetwarza MIGB podstawowe informacje na temat sposobów ich pozyskiwania, przetwarzania oraz zabezpieczania.
W każdym przypadku MIGB przetwarza dane osobowe zgodnie z prawem, rzetelnie
i świadomie, zachowując przejrzystość w obszarze wykorzystywania danych zgodnie z celem, dla którego zostały zebrane oraz z zapewnieniem nadzoru nad poszczególnymi czynnościami ich przetwarzania, zapewniając jednocześnie osobom których dane przetwarza pełne prawo kontroli ich danych osobowych.
Kto jest Administratorem danych ?
W procesach przetwarzania danych, w których MIGB jest podmiotem decydującym
o celach i środkach przetwarzania danych jest ich Administratorem danych, reprezentowanym przez Dyrektora Instytucji. MIGB działa jako jednostka sektora finansów publicznych, na podstawie statutu oraz obowiązujących przepisów prawa. Została powołana Zarządzeniem Ministra Sprawiedliwości z dnia 29 listopada 2010 roku w sprawie utworzenia Mazowieckiej Instytucji Gospodarki Budżetowej MAZOVIA (Dz. Urz. Min. Sprawiedliwości poz. 159 z późn.zm.) w celu realizacji zadań publicznych polegających na prowadzeniu odziaływań penitencjarnych oraz resocjalizacyjnych wobec osób skazanych na karę pozbawienia wolności przez organizowanie pracy sprzyjającej zdobywaniu kwalifikacji zawodowych. Główna siedzibą Instytucji mieści się w Warszawie przy ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa. Instytucja została wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0000373652, posiadająca numer identyfikacji podatkowej NIP 522-29-67-596, REGON 142732693. Instytucja tworzy wewnętrzne jednostki organizacyjne, w szczególności w formie oddziałów, zakładów i wydziałów produkcyjnych. Prowadzi działalność handlowo usługową, produkcyjną oraz wykonuje roboty remontowo budowlane na rzecz organu założycielskiego i nadzorowanych przez niego jednostek.
Skąd pozyskujemy dane osobowe?
Dane osobowe zbieramy bezpośrednio od osób których dane dotyczą, głównie w ramach procesów związanych z naszą działalnością, m.in:
- rekrutacją i zatrudnieniem pracowników,
- współpracą z kontrahentami i instytucjami,
- realizacją zamówień na rzecz osadzonych,
- świadczeniem usług serwisu samochodowego,
- współpracą z podmiotami świadczącymi usługi na rzecz naszej Instytucji,
- współpracą z instytucjami na rzecz których realizujemy nasze zadania publiczne określone statutem,
- ogłaszaniem przetargów na zamówienia publiczne,
- innymi procesami zachodzącymi w MIGB.
Jaki jest zakres, cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych?
MIGB przetwarza dane osobowe wyłącznie dla określonych i zgodnych z prawem celów, przede wszystkim określonych w statucie Instytucji i przepisach prawa. W zależności od celu przetwarzania (rodzaju usługi/ zadania publicznego) a także kategorii osób, których dane przetwarzamy (klient, wykonawca, podwykonawca, osoba skazana) zakres zbieranych danych może się różnić, jednakże w każdym przypadku uwzględniana jest zasada minimalizacji danych oraz ich ochrony domyślnej.
Postanowienia warunków świadczenia poszczególnych usług mogą opisywać w sposób odrębny zasady przetwarzania danych osobowych klientów poszczególnych usług, w takiej sytuacji szczegółowe warunki mogą mieć nadrzędny lub uzupełniający charakter względem niniejszej informacji.
W zależności od kategorii osób, których dane dotyczą, rodzaju usług, które oferujemy oraz podstawy zbierania danych (na podstawie zgody lub przepisu prawa) przekazujemy odpowiednie klauzule informacyjne dotyczące przetwarzania danych osobowych informując tym samym osoby zainteresowane o zakresie, celu i podstawie przetwarzania danych.
Głównym celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja zadań publicznych wynikających z nałożonych na naszą Instytucję obowiązków określonych w przepisach prawa, np. kodeks karny wykonawczy, ustawa o służbie więziennej, co na gruncie RODO stanowi podstawę określoną w art. 6 ust. 1 lit. c).
Dane osobowe przetwarzamy także w celu zatrudnienia pracowników zgodnie z przepisami kodeksu pracy, co stanowi w przepisach RODO podstawę określoną w art. 6 ust 1 lit. b),
Dane osobowe przetwarzamy w celu realizacji umów, w ramach których korzystamy z dostarczanych nam usług i towarów, co stanowi w przepisach RODO podstawę określoną w art. 6 ust 1 lit. b).
W przypadku rozliczeń należności publicznoprawnych podstawą przetwarzania przez nas danych osobowych jest art. 6 ust 1 lit. c).
Dane przetwarzamy w celu kontaktu z osobami I podmiotami w związku z prowadzoną działalnością statutową, usługowo handlową i produkcyjną, co stanowi w przepisach RODO podstawę określoną w art. 6 ust. 1 lit. a).
Czy istnieje obowiązek podania danych osobowych Administratorowi?
W przypadku realizacji celów w których podstawą przetwarzania jest zgoda, nie wymagamy od nikogo podania danych osobowych. W tym zakresie występuje pełna dobrowolność, jednak aby móc realizować te cele wyrażona zgoda i podanie danych jest niezbędne.
W przypadku gdy dane przetwarzane są w związku z realizacją umowy podanie danych jest również dobrowolne jednakże niezbędne do jej zawarcia. Jeśli z jakiegoś powodu strona umowy (kontrahent, współpracownik, pracownik) nie przekaże nam wymaganych danych osobowych, niestety nie będziemy mogli zawrzeć z nią umowy, a tym samym nie będziemy mogli nawiązać np. stosunku pracy lub korzystać z usług.
Tam gdzie realizujemy swój obowiązek statutowy lub obowiązek nałożony przepisami prawa podanie danych jest obowiązkowe i wynika z tych przepisów. Np. w przypadku danych zbieranych do rozliczeń należności publicznoprawnych wynikających z przepisów podatkowych.
Jakie uprawnienia wobec Administratora przysługują osobom w zakresie przetwarzanych danych?
Gwarantujemy Państwu spełnienie wszystkich praw, które w tym przypadku wynikają z ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, tj.
- prawo dostępu do danych,
- prawo sprostowania oraz usunięcia danych, jeżeli są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe albo zostały zebrane z naruszeniem prawa lub są już zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane,
- prawo ograniczenia przetwarzania danych,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo poprawiania, żądania uzupełnienia, uaktualnienia,
- prawo do cofnięcia zgody,
- prawo do czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania danych,
- prawo niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym w oparciu
o profilowanie,
- prawo wniesienia pisemnego żądania zaprzestania przetwarzania danych, o ile dane przetwarzane są w związku z wcześniej wyrażoną zgodą w celach innych niż ta którą wyraziliście, lub w związku z umową ew. przepisami prawa.
Macie Państwo również prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem przez Administratora podanych danych osobowych do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Komu udostępniamy dane osobowe?
Dane osobowe w zależności od celów w jakich są przetwarzane udostępniamy wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie obowiązujących przepisów prawa. Np. dane związane z zatrudnieniem udostępniamy do ZUS, US, medycyna pracy. Dane związane z realizacją odpowiednich praw osób skazanych dyrektorom służby więziennej. Instytucjom nadzorowanym przez ministra właściwego ds. sprawiedliwości w związku z realizacją usług na rzecz tych podmiotów, a także ministrowi właściwemu do spraw sprawiedliwości.
Jak długo wynosi okres przetwarzania zgromadzonych danych?
Dane osobowe przetwarzane w Mazowieckiej Instytucji Gospodarki Budżetowej MAZOVIA przechowujemy nie dłużej niż jest to konieczne do realizacji celów, dla których je zgromadzono, z zastrzeżeniem, że w sytuacji gdy obowiązujące przepisy prawa wymagają ich dłuższego przechowywania (np. dla rozliczeń finansowo – księgowych lub archiwizacji dokumentacji) dane przechowywane są przez czas przewidziany w przepisach szczególnych. I tak np.
- w przypadku przetwarzania danych w związku z zatrudnieniem przez okres zatrudnienia w naszej jednostce oraz przez 50 lat od jego zakończenia,
- w przypadku przetwarzania danych w związku z zawartą umową cywilnoprawną przez czas obowiązywania umowy, a po jej rozwiązaniu do upływu okresu przedawnienia roszczeń wynikającego z przepisów prawa,
- w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody przez okres do ustania celu przetwarzania, cofnięcia zgody lub wniesienia sprzeciwu.
Czy przekazujemy dane do państw spoza EOG?
Nie przekazujemy danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, z wyjątkiem danych które są publicznie dostępne za pomocą sieci Internet w ramach naszej strony internetowej, o ile jest ona dostępna poza tym obszarem.
Czy przetwarzamy dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Państwa prawa?
Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), w sposób wywołujący wobec osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływać na ich sytuację.
Profilowanie danych osobowych przez Administratora polega na przetwarzaniu danych w ramach procesu rekrutacji, poprzez wykorzystywanie pozyskanych danych do ich oceny pod względem przyjętych dla danej rekrutacji kryteriów, w szczególności czy osoba ubiegająca się o przyjęcie spełnia określone wymagania i w jakim stopniu.
Kiedy można cofnąć zgodę na przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody?
Informujemy, że w przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody, wyrażone zgody mogą zostać cofnięte w dowolnym momencie bez podania żadnych przyczyn. Możecie Państwo to zrobić kontaktując się z nami za pośrednictwem adresu e-mail: iod@igbmazovia.pl lub przesyłając żądanie na adres siedziby.
Jednocześnie informujemy, że cofnięcie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem
W przypadku oświadczenia telefonicznego zastrzegamy sobie prawo dodatkowej weryfikacji osoby w celu określenia jej tożsamości
Czy stosujemy pliki cookies
W związku z udostępnianiem zawartości serwisu internetowego igbmazovia.pl stosuje się tzw. cookies, tj. informacje zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym użytkownika, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego, może także używać innych technologii o funkcjach podobnych lub tożsamych z cookies. W niniejszym dokumencie, informacje dotyczące cookies mają zastosowanie również do innych podobnych technologii stosowanych w ramach naszych serwisów internetowych. Pliki cookies (tzw. “ciasteczka”) stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które przechowywane są w urządzeniu końcowym użytkownika serwisu internetowego igbmazovia.pl. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę domeny serwisu internetowego, z którego pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer.
Szczegółowe informacje znajdą Państwo w odrębnej Polityce plików cookies.
Jak zabezpieczamy dane osobowe ?
Mazowiecka Instytucja Gospodarki Budżetowej MAZOVIA stosuje środki techniczne
i organizacyjne w celu zabezpieczenia przetwarzanych danych osobowych, odpowiednie do zagrożeń oraz kategorii przetwarzanych danych osobowych objętych ochroną, a w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem, mając jednocześnie na celu zapewnienie ich integralności, poufności, rozliczalności i dostępności.
Szczegóły dotyczące sposobów i rodzajów stosowanych zabezpieczeń zostały opisane w wewnętrznych politykach, instrukcjach i procedurach Instytucji.
W jaki sposób można uzyskać dodatkowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych?
W celu pozyskania dodatkowych informacji, przekazania uwag lub wniosków na temat przetwarzanych przez nas danych osobowych prosimy o kontakt z wyznaczonym przez Administratora inspektorem danych osobowych. Oto jego dane kontaktowe:
IOD: Pan Tomasz Tołpa
adres e-mail: iod@igbmazovia.pl,
adres pocztowy: Inspektor Ochrony Danych, IGB MAZOVIA ul. Kocjana 3, 01-473 Warszawa
